Es el conjunto de comunicaciones o documentos que se utilizan en los servicios del Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administración del Estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en las materias que tratan.
En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicación.
La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.
Se clasifican en 3 Grupos:
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a. El Oficio:
Constituye la comunicación mas importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, etc.
La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen 3 tipos : El Ordinario, El Reservado y El Secreto.
El oficio ordinario es el más utilizado en la administración pública.
-EJEMPLO:
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Departamento Provincial de Educación
Curicó
ORD. Nº 02232
ANT.: Oficio 02229 / 01 de Octubre 2011
MAT.: Postergación clases Cuartos Medios
Curicó, 24 de Octubre 2011
DE: Carlos Azocar Cabello
Jefe Departamento Provincial de Educación, Curicó
A: Luis Flores Flores
Director de Colegio Politécnico San José
En conjunto con el Ministerio de Educación tengo el agrado de comunicarle a usted que la Prueba de Selección Universitaria (PSU) se retrasará por los siguientes motivos:
1.- De acuerdo a las demandas estudiantiles y a las movilizaciones de estos, en estos últimos meses el Consejo de Rectores ha decidido postergar la PSU.
2.- Fue acordado en una sesión extraordinaria, por el Consejo de Rectores se decidió este jueves 06 de Octubre aplazar en dos semanas la fecha de rendición de la prueba así lo informo el Vicepresidente Víctor Pérez de Comité Ejecutivo del Consejo de Rectores (CRUCH).
3.- También la decisión se adoptó debido a que un tercio de los locales de rendición-Colegios y Universidades-no estaban disponibles para recibir a los estudiantes producto a la recalendarización de las actividades académicas, información dada por el DEMRE.
4.- De este modo, la aplicación de esta prueba se efectuará el lunes 12 y martes 13 de Diciembre, el reconocimiento de salas quedará para el domingo 11 del mismo mes.
5.- Además las dos semanas de postergación les servirá de repaso, estudio o de preparación para la Prueba de Selección universitaria.
6.- Hasta el momento, 252568 personas se han registrado en el proceso, cifra que, según indico el rector Víctor Pérez, presentaba un 90% de los inscritos del año pasado, por lo que estiman que el periodo extraordinario se alcanzara una cifra similar.
Sin otro particular, le saluda atentamente,
CARLOS AZOCAR CABELLO
JEFE DEPARTAMENTO PROVINCIAL
DE EDUCACIÓN CURICÓ
CAC/lip/lnr
DISTRIBUCION:
-Sr. Director Departamento Provincial de Educación, Curicó
-Sr Ministro de Educación
-Sr. Vicepresidente Ejecutivo del Colegio de Rectores
-Sr. Director Colegio Politécnico San José
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b. La Circular:
Es un documento oficial de uso frecuente en la administración pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
Se redacta comúnmente en párrafos, claros y precisos.
-EJEMPLO:
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Ministerio de Transporte y Telecomunicaciones
CIRCULAR N° 033
ANT: Oficio N° 5500
MAT: Daños ocasionados a
Transantiago
Santiago, 08 de Noviembre 2011
De: Pedro Pablo Errázuriz
Ministro de Transporte y Telecomunicaciones
A: Según distribución
Debido al accidente ocurrido el día de ayer en un bus del Transantiago donde se dio muerte a dos menores de edad producto a una balacera, puedo señalar las siguientes medidas:
1.- se implementarán dos auxiliares por cada máquina del Transantiago los que serán capacitados para acudir en cualquier emergencia.
2.- Trabajar en conjunto con los Carabineros de Chile implementando cámaras de seguridad las que estarán directamente enlazadas a la central de Carabineros.
Saluda atentamente a usted.
Pedro Pablo Errázuriz
Ministro de Transporte y
Telecomunicaciones
PPE/cev
Destinatarios:
- Dirigente del Transantiago
- Jefes de Dpto. Del Transantiago
- Todo Personal
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c. El Memorándum:
Es una comunicación de uso frecuente, Tiene una circulación interna. Lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para medir o enviar documentos, o bien, solicitar o entregar información. El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso eliminando todo lo que sea innecesario.
Actualmente, se utilizan formularios impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio o más pequeño.
-EJEMPLO:
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Hospital San Juan de Dios
Curicó
MEMORÁNDUM Nº 033
08/11/2011
DE: Director de Hospital base San Juan de Dios
Juan Manuel Bustamante Arce
A : Secretaria Administrativa
Marlen Vargas Morales
Solicito a usted el envío del informe correspondiente a las atenciones de urgencia del presente mes detallando cada una de estas a más tardar el día 15 del presente.
Director Hospital San Juan de Dios
Juan Manuel Bustamante Arce
JBA/cev
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2.- DOCUMENTOS OFICIALES
a.El Certificado:
Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde el punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.
-EJEMPLO:
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Municipalidad
Río Claro
Departamento de Administración y Finanzas
VDC/clm
CERTIFICADO Nº 05
Valeria Díaz Campos, Jefa del Departamento de Administración y Finanzas de la Ilustre Municipalidad de Rio Claro, Certifica que el señor Luis Andrés Escudero Mejias, realizó su práctica intermedia en dicho departamento, cumpliendo 180hrs. Cronológicas.
Durante su permanencia en dicha institución el Señor Escudero Mejias se desempeñó de una eficaz manera realizando las siguientes actividades:
- Redacta Documento
- Archiva Documento
- Recibe Documento
Se extiende dicho documento para ser presentado en el colegio politécnico San José.
Curicó, 08 de Noviembre 2011
Valeria Díaz Campos
Jefa Departamento
Administración y Finanzas
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b. La Resolución
Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.
-EJEMPLO:
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c. El Decreto
Se comprende como decreto a la resolución o mandato escrito, de las mas altas autoridades del Estado, en que disponen en forma imperativa, en cuanto sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del quehacer nacional,regional, provincial o comunal.
-EJEMPLO:
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3.- DOCUMENTOS NOTARIALES
a. Declaración Jurada
Debe de efectuarse en una notaria publica. La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre diseñado.
-EJEMPLO:
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b. El Poder:
Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de el una persona autoriza a otra para que la represente y reemplace en diversas gestiones.
El poder puede ser:
SIMPLE: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere sólo cédula de identidad.
ESPECIAL: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.
-EJEMPLO:
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Notaria González
Maipú 205
Molina
PODER NOTARIAL
Por medio del presente documento, el señor Luis Alberto Navarro Cruz, C.I. , 50 años, domiciliado en villa San Hilario Pasaje 2 nº 2220, Molina, autoriza a el señor Luis Sebastián Navarro Rojas C.I. 18.966.737-K, 16 años, domiciliado con misma dirección de su padre, para realizar labores de cosecha, selección y embalaje de cerezas en frutícola Tucfrut, Molina.
Otorgado en Molina, a 15 de Noviembre de 2011
José Carvajal Rojas Luis Navarro Cruz
Notario Público Padre
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c. El Acta
-EJEMPLO:
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